Kodėl verta kalbėti apie verslo įmonių archyvus?
Verslo plėtojimas visų pirma asocijuojasi su verslumu, verslo idėjomis ir galimu pelnu. Nuoseklu, kad unikalią idėją siekiama užpatentuoti, numatant jos pagrindu pradėti vieną ar kitą veiklą arba turint planų ją pelningai parduoti. Visi šie procesai palieka pėdsaką dokumentuose – juridinio asmens steigimo, finansinės veiklos ir kituose veiklos dokumentuose, susitarimuose (sandoriuose), sutartyse ir kt.
Demokratiniame pasaulyje, kuriame, be kitų teisių, garantuojama ir asmens teisė į privačią nuosavybę, privačių juridinių asmenų veiklos procese ir fizinių asmenų profesinės ar kūrybinės veiklos procese sudaryti ar sukaupti dokumentai laikomi jų nuosavybe. Dokumentų kaupimas – viena iš esminių archyvų funkcijų, taigi čia ir priartėjame prie archyvų.
Privatūs archyvai suprantami kaip fizinio asmens, nevalstybinės organizacijos (pvz., asociacijos) ar privataus verslo subjekto (įmonės, korporacijos, akcinės bendrovės, klubo ar pan.) sukaupti dokumentai, – nepaisant to, kokia forma šie dokumentai buvo sudaryti. Tai gali būti ir popieriniai, ir elektroniniai, ir vaizdo ar garso dokumentai. Fizinio ar privataus juridinio asmens dokumentai gali sudaryti vieną dokumentų rinkinį, archyvistikoje vadinamą fondu. Tačiau privačiu archyvu galime vadinti ir konkrečiame dokumentų rinkinyje esančius fizinio asmens sukurtus dokumentus.
Verslo subjektams jų veiklos dokumentai pirmiausia yra jų veiklos atskaitingumo, įrodomumo ir skaidrumo įrankis. Tačiau verslo subjektų dokumentai atspindi ir šalies ekonominės raidos aspektus, atskleidžia verslo sritis ir įtaką, korporacinės minties sklaidą, suteikia pasiekimų, atradimų ar socialinių veiklų įrodymų, todėl jie, be kita ko, dar laikytini ir itin reikšmingu ekonomikos, finansų, teisės ar kitos mokslų srities tyrimų šaltiniu.
Naujai įsteigtai verslo įmonei ar asmeniui, neseniai pradėjusiam savo profesinę ar kūrybinę veiklą, jų veiklą atspindinčių dokumentų išsaugojimas ilgalaikėje perspektyvoje dar neatrodo reikšmingas. Tačiau sėkmingos įmonės, savo veiklą skaičiuojančios dešimtmečiais ar net šimtmečiais, neretai jau visai kitaip vertina esamos verslo aplinkos tvarumą, o tuo pačiu ir veiklos dokumentų išsaugojimo reikšmingumą. Ne vienoje šalyje (Švedijoje, Danijoje ir kt.) veikia privatūs verslo archyvai, kurie ne tik saugo verslo organizacijų veiklos dokumentus, bet ir prireikus užtikrina prieigą prie saugomų dokumentų tyrimams atlikti, rūpinasi šių dokumentų sklaida. Tai rodo verslo subjektų sąmoningumą, sudarant galimybes įvertinti įvairius verslo raidos aspektus globaliame šiuolaikinės visuomenės, globalios ekonomikos kontekste ir atveriant prieigą prie privačių dokumentų kaip prie vertingo akademinių tyrimų šaltinio. Taigi verslo dokumentus galime vertinti jų išliekamosios vertės arba saugojimo valstybės archyvuose aspektu.
Ar verslo įmonių dokumentai tokie reikšmingi, kad būtų saugomi nacionaliniuose ar valstybės archyvuose?
Įvairių veiklos sričių, tarp jų ir verslo, duomenų prireikia mokslo ir tyrimų institucijoms vykdant įvairius projektus, tyrimus. Verslo dokumentai (privatūs archyvai) neliko nepastebėti ir archyvų teoretikų XX a. Sir Hilary Jankinsono, Theodoro Schellenbergo archyvų teorijai ir metodikai skirtuose darbuose. Tyrėjas Rob Fisher išskiria 3 privačių archyvų savybes: 1) archyvo sukūrimo aplinkybės (privatūs archyvai yra neoficialiai ar atsitiktinai sukurti asmenų, šeimų ar neformalių grupių – jie nėra valdžios įstaigų, komercinių firmų kryptingos veiklos rezultatas); 2) Archyvo saugojimas ir nuosavybė (privačių fondų kaupimas viešuosiuose archyvuose ar kitose atminties institucijose paprastai reiškia ir nuosavybės pasikeitimą); 3) archyvų kaupimo motyvas (skirtingos kultūros įstaigos privačius archyvus kaupia skirtingais tikslais – ne tik archyviniais, bet ir istoriniais) [2, 11].
Kaip teigia Katey Logan, pirmiausiai archyvarai ir mėgino verslo dokumentus išsaugoti viešojo sektoriaus įstaigose, pripažindami, kad verslo įmonė yra didžiulė ekonominio ir kultūrinio gyvenimo dalis, kuri turi būti išsaugota kaip nacionalinių dokumentų dalis [1, 7]. Taigi daugelio šalių nacionaliniai archyvai, bibliotekos ar muziejai gali pasigirti saugantys ne vieno iškilaus asmens ar organizacijos dokumentus.
Verslo dokumentai į viešojo sektoriaus įstaigas patenka įvairiais būdais. Dokumentus sudariusi įmonė gali juos perduoti valstybės nuosavybei dėl viešojo sektoriaus iniciatyvos, vykstant įmonės perkėlimui, perėmimui, mažinimui ar atsižvelgusi į valdžios įstaigų pasiūlymą perimti saugoti šį archyvą. Pasitaiko atvejų, kai įmonių vadybininkai ar likvidatoriai perduoda dokumentus, atrinktus naikinti, tačiau darbuotojai ar aktyvūs viešojo sektoriaus archyvai organizuoja šių dokumentų pasaugą savivaldybių muziejuose, dokumentų tarnybose, universitetų archyvuose ar bendruomenės archyvuose. Dar vienas būdas – kai valdžios institucijos nacionalinių archyvų tarnyboms perduoda nacionalizuotų verslo įmonių dokumentus arba dokumentus, susijusius su viena ar kita įmone. Profesinės asociacijos, remiančios verslą, taip pat gali priimti sprendimą padaryti jų archyvus viešai prieinamus – tokiais atvejais privačios įmonės užtikrina tokią pačią prieigą prie dokumentų, kaip ir nacionalinių archyvų tarnybos. Kitas galimas scenarijus – kai įmonių dokumentai ar bendruomenių archyvai viešojo sektoriaus įstaigoms perduodami valdyti neatlygintinai (pasitikėjimo teise) [1, 10–11].
Verslo įmonių veiklos dokumentai pagal savo specifiką gali būti skirstomi į tam tikras grupes: be finansinių dokumentų grupės, išskiriami dar ir valdymo, komunikacijos, teisiniai, produkto ar reguliavimo dokumentai. Dokumentų kiekis paprastai priklauso nuo įmonės veiklos masto ir įvairumo, o jų svarba grindžiama dokumentų įrodomąja verte (šį dokumentų vertės aspektą pirmasis akcentavo H. Jenkinsonas) bei jų reikšmingumu tyrimams atlikti (T. Schellenbergo išskirta vertė). Istoriniu požiūriu vertinga laikoma informacija, susijusi su įmonėse dirbusiais asmenimis (jų skatinimo strategijomis, personalo atrankos sprendimais, kompetencijų poreikiu), taip pat ir informacija apie įmonės investicijas, pasiekimus ar kita. Verslo įmonių interneto svetainėse pateikiama informacija apie įmonės pasiekimus, reikšmingas permainas, ambicingus planus, novatoriškus sprendimus, pelnytus tarptautinius apdovanojimus ir kt. daro įspūdį, tačiau ši informacija paprastai neišsaugoma, kad ją būtų galima panaudoti mokslinių tyrimų, verslo subjektų veiklos palyginamumo ar kitais tikslais.
Taigi dėl dokumentų reikšmingumo ir jų galimybės atskleisti verslo įmonių, kaip socialinio reiškinio, veiklos aspektus daugelyje šalių akcentuojama įmonių dokumentų išsaugojimo svarba ir netgi steigiami verslo archyvai, teikiantys paslaugas įmonėms ir saugantys jų dokumentus, o šie verslo archyvai vertinami kaip kultūrinis ir bendruomenės turtas. Kai kurių Europos šalių, tokių kaip Danija ar Norvegija, teisinis reguliavimas skatina dideles įmones padovanoti istorinius archyvus viešosioms institucijoms, kad jie būtų prieinami mokslinių tyrimų tikslais [1, 20]. Ne vienoje šalyje įmonių dokumentai perduodami universitetams. Danijos, Jungtinės Karalystės ir Škotijos nacionaliniai archyvai turi parengę strategijas, įpareigojančias verslo subjektus išsaugoti veiklos dokumentus, perduodant juos specializuotiems verslo archyvams arba nacionaliniams archyvams. Tokiu būdu šie dokumentai integruojami į nacionalinių archyvų sudėtį arba yra prieinami specializuotuose archyvuose [1, 24]. Verslo archyvų reikšmingumą rodo ir Tarptautinės archyvų tarybos įsteigta Verslo archyvų sekcija. Taigi, kokie įrodymai ir liudijimai išliks apie Lietuvos verslą apskritai ir atskiras Lietuvos įmones konkrečiai, priklauso ir nuo pačių įmonių.
Ar valstybės archyvai saugo verslo įmonių dokumentus?
Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas valstybės archyvams suteikia įgaliojimus kaupti viešojo sektoriaus įstaigų, įvairių valdžios institucijų veiklos dokumentus, taip pat ir teisę papildyti kaupiamą Nacionalinį dokumentų fondą privačių asmenų – tiek fizinių, tiek juridinių – veiklos dokumentais. Taigi formuodami valstybės ir bendruomenės kolektyvinę atmintį valstybės archyvai jau ne vieną dešimtį metų deda dideles pastangas išsaugoti verslo, kultūros ar meno veikėjų veiklos (kūrybos ar profesinės veiklos) dokumentus.
Lietuvos centrinis valstybės archyvas saugo išlikusius pirmuoju Lietuvos nepriklausomybės laikotarpiu veikusių įmonių veiklos dokumentus – akcinės bendrovės „Lietuvos Muilas“ Panevėžio fabriko ([1933]–1940 m.) dokumentus, Lenkijos okupuotame Vilniaus krašte veikusių fabrikų, įmonių dokumentus (didžioji dalis šių dokumentų – civilinės bylos dėl skolos išieškojimo). Šiame archyve saugoma Grigorijaus Kurecko ir kartono ir popieriaus fabriko Grigiškėse byla. Kauno regioninio valstybės archyvo dokumentų fonduose galime rasti ne vienos tarpukario įmonės veiklos dokumentų: likerio fabriko „Stumbras“, kojinių ir trikotažo fabriko „Cotton“ (1930–1941), akcinės bendrovės „Koton“ (1992–2003), trikotažo fabriko „Audimas“, Valstybinio trikotažo fabriko „Pakaita“ (1944–1945). Šiandien žinome ne vieną prekės ženklą, perkopusį 100 metų veiklos istoriją, tokių kaip kojinių gamybos įmonė „Sparta“, kartono gamybos įmonė „Grigiškės“ (dabar UAB „Grigeo Packaging“), stipriųjų alkoholinių gėrimų gamykla „Stumbras“. O kokie pavadinimai ar prekių ženklai išliks ateičiai iš pastarųjų Lietuvos nepriklausomybės dešimtmečių?
Lietuvoje verslas po 1990 m. jau skaičiuoja 4-ą dešimtį. Verslo įmonių veiklos dokumentai po 1990 m. Lietuvoje išsaugomi labai fragmentiškai. Savivaldybių administracijų archyvai saugo tik likviduotų įmonių trumpai saugomus dokumentus (jie apima finansinius dokumentus) ir ilgai saugotinus dokumentus (tai įvairūs personalo valdymo dokumentai – darbo sutartys, įsakymai personalo klausimais ir pan.). Dokumentų ir archyvų įstatymo 17 straipsnis nustato, jog savivaldybių archyvai gali perimti tik likviduojamų įmonių dokumentus – kitais atvejais dokumentai laikomi įmonės privačia nuosavybe ir biudžetinės įstaigos savo sprendimu jų perimti negali. Taigi tokiu atveju verslo socialinė atsakomybė labai svarbi – labai svarbu, kad įmones reorganizuojant ar keičiantis savininkams būtų atsakingai žiūrima į dokumentus, perduodant juos į savivaldybių archyvus, o ne ieškoma būdų ir priežasčių apeiti šiuos reikalavimus. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybai yra žinomas ne vienas ir ne du atvejai, kai buvusiems įmonių darbuotojams niekaip nepavykdavo rasti dokumentų, galinčių patvirtinti vieną ar kitą juridinį faktą, vien dėl tos priežasties, kad įmonę išskaidžius į kelias dalis reorganizavimo dokumentuose nebūdavo užfiksuojama, kuri iš toliau veikiančių įmonių yra atsakinga už veiklos dokumentų išsaugojimą.
Sistemingo požiūrio į verslo įmonių veiklos dokumentų išsaugojimą tyrimų tikslais valstybės mastu vis dar stokojama – vien tik nuo privačios iniciatyvos ir verslo savininkų požiūrio priklauso, kiek ilgai dokumentai išliks. Pasibaigus saugojimo terminui net ir itin vertingi dokumentai gali būti sunaikinami, net nevertinus poreikio juos saugoti toliau, arba gali tapti privataus asmens (pvz., savininko, kaip fizinio asmens) archyvo dalimi. Be abejo, yra ir sektinų pavyzdžių, kai įmonės savo veiklos dokumentus siekia išsaugoti ir netgi pateikti susipažinti plačiajai visuomenei – netgi parengdamos jų pagrindu atskirą ekspoziciją ar įkurdamos įmonės muziejų, tačiau tai labiau išimtis nei taisyklė.
Neturėtume puoselėti iliuzijų, kad ir Lietuvoje privatus sektorius jau pasiekė tokią brandą, kad ir be valstybės archyvų iniciatyvos ar jų turimos įrangos geba išsaugoti dokumentus ir atverti juos tyrimams. Valstybės archyvuose kaupiami tik pavienių verslo subjektų, išreiškusių norą bendradarbiauti su valstybės archyvais, dokumentai. Šiuo metu Lietuvos valstybės naujasis archyvas dėl galimo dokumentų perdavimo ateityje jau tariasi su AB „Lietuvos geležinkeliai“, AB „Kelių priežiūra“, UAB „Lietuvos monetų kalykla“. Ne vienos iš šių įmonių dalininkė yra valstybė. Todėl galima sakyti, kad perimdami saugoti šių įmonių veiklos dokumentus valstybės archyvai ne tik išsaugos konkrečios įmonės ar konkretaus verslo kūrimosi, raidos ar plėtros įrodymus, bet ir tokiu būdu įamžins verslo įvairialypę veiklą, visuomenei svarbius procesus bei socialines iniciatyvas.
Toks ir buvo šio straipsnio tikslas – paskatinti verslo įmones pasvarstyti, gal jų veikla, pasiekimai, sprendimai, socialinės iniciatyvos, verslo ryšiai po dešimties ar kelių dešimčių metų būtų verti tapti akademinio tyrimo šaltiniu, gal ir jos matytų esant prasminga ateičiai palikti ypatingų gaminių, sprendimų ar pasiekimų įrodymų, užfiksuotų dokumentuose.
Jei į šiuos klausimus atsakė teigiamai – arba dėl kitų priežasčių ar motyvų norėtumėte perduoti valstybės archyvams saugoti savo įmonės ar savo veiklos dokumentus, – siūlytume susisiekti su Vilniaus, Kauno, Klaipėdos ar Šiaulių regioniniais valstybės archyvais arba Lietuvos valstybės naujuoju archyvu. Detalesnę informaciją ir kontaktus rasite apsilankę interneto svetainėje adresu www.archyvai.lt.
Agnė Vilkišienė
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos
Veiklos administravimo ir finansų skyriaus
vyriausioji specialistė
